İş yazışmalarıyla ilk tanışmanız, bunun bir sistemin çok karmaşık olduğu izlenimini edinebilir. Aslında, farklı tipteki iş mektupları, bireyin etkileşim halindeki ihtiyaçlarına cevap verir.
İş mektubu işbirliği
Gelecekteki muhtemel ortaklar arasındaki ilk köprü, kural olarak, iş birliği üzerine bir iş mektubu. İki firmanın temsilcileri şimdiden tanışabilir ve ön görüşmeler yapabilirler, ancak resmi temas, işbirliği mektubu olacaktır.
Bu belge için önemli noktalar:
- belirli bir kişiye itiraz etmek;
- toplantıya veya bu firma hakkında bilgi kaynağına bir referans;
- maddenin maddesinin bir özeti;
- tablolar, fiyatlar ve diğer ek bilgiler uygulamada göndermek daha iyidir.
Toplantının iş mektubu
Başarılı olursa, bir sonraki adım toplantının iş mektubu olacaktır. Bu tür iş mektupları, müzakerelerin ara aşamalarının sayısını azaltabilir ve yaklaşan toplantının başarısını etkileyebilir. İlgili taraf, ayrıntıları en küçük ayrıntıya kadar düşünmelidir:
- düzenlemeler;
- gündemi;
- tartışma için açıklayıcı konular;
- Süreçte ortaya çıkabilecek ikincil konuların kapsamını özetlemek;
- Diğer tarafın toplantıdan önce okuması tavsiye edilen bilgi uygulamaları hazırlar.
Böyle ihtiyatlı bir iş mektubu, anlaşmazlıkların sonucunu etkileyebilecek yanlış anlaşılmaları, tutarsızlıkları ve diğer hoş olmayan anları önlemeye yardımcı olacaktır. Müzakerelerin sonuçlarına dayanarak, toplantı hakkında başka bir iş mektubu yazılır - ancak daha önce elde edilen sonuçlarla ilgili bir rapor şeklinde. Aynı amaca hizmet eder: ortakların ulaşılan anlaşmaları doğru şekilde yorumladığından emin olmak. İkinci taraf, toplantı tutanağını teyit etmek veya bir gün için kural olarak değişiklik yapmak üzere davet edilir.
Diğer iş yazışmaları türleri
Zaten kurulmuş olan ilişkilerle, çoğu zaman, iş mektubu gibi bu tür iş mektupları ve buna göre bir mektup yanıtı. Düzenlemelerde yapılan herhangi bir değişiklikle veya ek bilgi gerektiğinde, bir firma başka bir istek mektubu gönderir.
Mevcut iş ilişkilerini sürdürmek ya da yenilerini oluşturmak için, iş mektubu-davetiye ve iş reklam mektubu gibi bu tür iş mektupları sağlanmaktadır. Firma, yönetim veya tüm ekipte bir konferans, sergi, seminer düzenleyebilir ve gerçek ve potansiyel ortakları davet edebilir. Bir satış mektubu göndermek daha ucuz olacak, ancak ondan geri dönüş daha düşük.
İş görgü kuralları, talebin karşı tarafın veya diğer işbirliğinin yerine getirilmesine cevap olarak şükran mektubunu içerir.
Bazı yazışmaların yazılması daha zor olabilir. Bunlar:
- ret mektubu;
- özür dileyen iş mektubu;
- iş mektubu-talebi;
- iş mektubu-isteği.
Bu belgelerde, hayırsever ve saygılı bir tavır sağlamak özellikle önemlidir. Talep mektubuna gelince, iş etiği kurallarına göre, yalın formülasyon, yaşamın bir talep olacağı durumlarda bile kullanılır.
İş yazışmasında nelere dikkat edilmelidir?
- herhangi bir iş mektubu için önemli bir an, belirli bir kişiye, tam ismin, pozisyonun, şirketin isminin doğru yazılmasının bir itiraz olması;
- Bir elektronik iş mektubu ya da bir kağıt yazıp yazmadığına bakılmaksızın - tüm şartlarla şirket antetli kağıdında olmalı;
- etik, doğruluk ve saygı - iş mektupları için kabul edilebilir tek ton.
- Mektubun kuru, ticari bir tarzda sürdürülmesi gerekir - sıradan konuşmadan duygusal dönüşlerden kaçınmak daha iyidir.
Bu nüanslarla yazılan bir iş mektubu, göndereniniz hakkında daha iyi bir izlenim bırakacaktır. Ve iş dünyasında, bu doğru kapıları açmaya yardımcı olacak.